Trace

Workflow Automation, Field Operations

Trace

별도 장비관리 UI를 새로 도입하지 않고 Slack 대화에서 장비 등록, 이동, 반입, 반출, 상태 변경, 추적, 이력을 처리하고 Google Sheets에 master와 audit log를 유지하는 경량 장비 추적 시스템입니다.

GitHub Repository

Slack FirstExisting workflow as the user interface

Audit TrailAppend-only movement history

AI ParsingGemini natural-language intent extraction

Low InfraApps Script and Google Sheets backend

문제 정의

의료기기와 demo 장비는 병원, 대리점, 전시회, 본사, 해외 국가 사이를 반복적으로 이동합니다.

Spreadsheet를 사람이 직접 수정하는 방식에서는 다음 문제가 발생할 수 있습니다.

• 실제 장비 위치와 sheet 정보 불일치
• serial 표기 방식 차이로 검색 누락
• 이동 과정에서 과거 상태와 위치가 덮어써짐
• 별도 asset management UI 접속으로 입력 friction 증가
• duplicate serial 등록
• 상태, 위치, 담당자 명칭의 표기 흔들림
• 누가 언제 무엇을 변경했는지 추적하기 어려움

핵심 문제 재정의
새로운 장비관리 화면을 추가하기보다 기존 Slack workflow 안에서 입력을 끝내고, backend가 data integrity와 history를 자동으로 보장하도록 했습니다.

해결 방안

Slack as Interface

Slack message를 Events API로 받고 Google Apps Script Web App에서 처리합니다.

지원 workflow는 등록, 추적, 이력, 상태변경, 반입, 반출, 이동입니다.

Natural-language Parsing

정해진 command뿐 아니라 자연어 문장을 Gemini가 intent와 field로 구조화할 수 있도록 구성했습니다.

Single Source of Truth

Google Sheets를 세 역할로 분리했습니다.

EquipmentMaster
  -> Current equipment state

MovementLog
  -> Append-only history

ErrorLog
  -> Event and backend error trace

Serial Integrity

full serial uppercase normalization, duplicate block, exact match 우선, abbreviated serial search를 구현했습니다.

Canonical Normalization

병원명, 대리점명, 국가명 표현이 달라도 alias rule을 통해 canonical value로 정리합니다.

Deterministic Business Rules

AI가 intent와 field를 추출하더라도 duplicate check, allowed status, serial validation, normalization은 deterministic rule로 처리합니다.

이해관계자와 요구사항 반영

주요 사용자는 장비를 실제 이동시키는 field-service와 운영 담당자입니다.

새로운 application을 학습하게 하는 대신 기존 Slack에서 업무를 끝낼 수 있도록 했고, 운영 관점에서는 입력 편의뿐 아니라 serial integrity, 상태 검증, 변경 이력 보존을 함께 반영했습니다.

또한 별도 server나 상용 asset-management SaaS를 추가하지 않고 기존 Slack과 Google Workspace 자원을 활용하는 low-infrastructure architecture를 선택했습니다.

본인 기여

• Slack Events API, Apps Script Web App architecture 설계
• EquipmentMaster, MovementLog, ErrorLog data model 설계
• 등록, 추적, 이력, 상태변경, 이동 workflow 구현
• duplicate serial validation 구현
• full serial, abbreviated serial search 구현
• country, location, delivery partner lookup 구현
• alias normalization rule 구현
• serial prefix 기반 model mapping 구현
• allowed status, usage validation 구현
• 변경 전후 위치와 operator append-only log 구현
• Slack thread reply feedback 구현
• Gemini natural-language parsing, business rule flow 구성
• ErrorLog, Slack error response failure handling 구현

최종 결과와 성과

• 장비관리 action을 별도 UI 없이 Slack conversation에서 처리하는 workflow를 구현했습니다.
• current state와 historical log를 분리해 최신 정보와 audit trail을 동시에 유지합니다.
• duplicate serial registration을 차단해 master data integrity를 강화했습니다.
• full serial을 몰라도 abbreviated serial, 국가, 위치, 담당자로 equipment lookup이 가능합니다.
• canonical normalization을 통해 표기 차이에 따른 검색 누락을 줄일 수 있는 구조를 마련했습니다.
• 자연어 입력을 structured update로 변환하는 AI-assisted workflow를 구축했습니다.

인사이트와 러닝

내부 도구는 기존 workflow 안에 들어갈 때 adoption이 쉬워집니다

사용자가 이미 Slack을 사용하고 있다면 새로운 management UI보다 Slack을 command surface로 사용하는 편이 입력 friction을 줄일 수 있습니다.

Current state와 history는 분리해야 합니다

최신 상태 table과 append-only event log를 분리하면 operational convenience와 auditability를 함께 확보할 수 있습니다.

AI parsing 뒤에도 deterministic rule이 필요합니다

AI output을 바로 database write로 연결하지 않고 serial validation, allowed state, duplicate check, canonical normalization을 deterministic layer로 유지하는 것이 안정성에 중요했습니다.

기술 스택

Slack API Google Apps Script Google Sheets Gemini API JavaScript

한계와 확장

Apps Script quota와 execution limit이 있어 높은 event volume에서는 queue와 별도 backend가 필요합니다. 향후 request signature verification, authorization, approval flow, dashboard, periodic inventory report를 추가할 수 있습니다.